Mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc cho nhân viên nên được gửi đến nhân viên và khách hàng ít nhất một tháng trước ngày dọn chuyển chính thức. Điều này đảm bảo rằng các khách hàng quen thuộc của bạn sẽ không bất ngờ, đồng thời có thời gian sắp xếp và điều chỉnh phù hợp để quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi.
Khi chuyển văn phòng cần thông báo với ai?
Khi chuyển địa điểm văn phòng, việc thông báo cần được thực hiện rõ ràng và đúng đối tượng. Khách hàng là nhóm đối tượng cần được ưu tiên thông báo đầu tiên, vì họ chính là nguồn mang lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Nếu khách hàng không biết địa điểm mới và không được cung cấp thông tin kịp thời, họ có thể chuyển sang lựa chọn đối thủ cung cấp dịch vụ tương tự, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Đối tác là nhóm thứ hai cần được cập nhật. Bất kể thời gian hợp tác lâu dài hay ngắn hạn, việc thông báo đến các đối tác về địa chỉ mới là rất quan trọng. Điều này không chỉ đảm bảo sự thuận tiện trong liên lạc và giao dịch mà còn góp phần duy trì và mở rộng các mối quan hệ kinh doanh trong tương lai.
Cuối cùng, không thể bỏ qua nhân viên nội bộ. Không ai muốn cảm thấy bị “bỏ rơi” khi không được thông báo về sự thay đổi nơi làm việc. Một thông báo đầy đủ và kịp thời đến toàn bộ nhân viên không chỉ là việc nên làm mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với đội ngũ của bạn.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc cần có những gì?
Sau khi thông báo việc chuyển văn phòng đến toàn thể nhân viên thông qua cuộc họp hoặc email, bạn cũng nên gửi thông báo đến tất cả khách hàng và đối tác trong thời gian sớm nhất.
Một mẫu thông báo chuyển văn phòng cơ bản thường bao gồm các nội dung sau:
- Tiêu ngữ, quốc ngữ, logo và thông tin cơ bản của công ty: Tùy trường hợp, thông báo có thể không cần tiêu ngữ và quốc ngữ.
- Lý do chuyển văn phòng: Cần nêu rõ mục đích, chẳng hạn như mở rộng không gian làm việc, cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao trải nghiệm khách hàng, hay mở rộng quy mô hoạt động.
- Địa chỉ văn phòng mới: Ghi rõ địa điểm chuyển đến để khách hàng và đối tác dễ dàng nhận biết.
- Thời gian bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới: Thông tin này giúp khách hàng và đối tác lên kế hoạch liên hệ hoặc giao dịch phù hợp.
- Thông tin liên hệ: Bao gồm số điện thoại, email, website, mã số thuế và các thông tin cần thiết khác của công ty.
- Lời cảm ơn: Bày tỏ sự tri ân đối với khách hàng và đối tác đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng công ty.
Một thông báo chuyển văn phòng với đầy đủ các nội dung trên sẽ giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận thông tin về sự thay đổi địa điểm, đồng thời duy trì sự kết nối chặt chẽ giữa công ty với đối tác và khách hàng.
Hình thức gửi thông báo chuyển văn phòng làm việc
Để đảm bảo tính trang trọng và chuyên nghiệp, bạn có thể soạn thảo một văn bản chính thức có chữ ký và con dấu, hoặc thiết kế một lá thư thông báo chuyển văn phòng với phong cách tối giản nhưng ấn tượng. Sự kết hợp cả hai hình thức này sẽ giúp thông điệp của bạn đến được với khách hàng và đối tác một cách hiệu quả hơn.
Nội dung và thiết kế của mẫu thông báo có thể linh hoạt thay đổi để phù hợp với hình ảnh thương hiệu và định hướng của công ty. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp gây ấn tượng mạnh mẽ, củng cố sự tin tưởng từ khách hàng.
Bên cạnh việc thông báo chuyển văn phòng đến khách hàng và đối tác, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục cần thiết với Chi Cục Thuế. Đây là bước quan trọng để tránh ảnh hưởng đến quá trình nộp thuế và việc xuất hóa đơn trong tương lai.
Các kênh thông báo chuyển văn phòng hiệu quả:
- Website: Đăng thông báo chính thức, có thể kết hợp thiết kế banner nổi bật.
- Email: Gửi email trực tiếp đến khách hàng và đối tác.
- Hồ sơ, tài liệu: Đính kèm thông báo trong hợp đồng hoặc văn kiện liên quan.
- Điện thoại: Liên hệ qua cuộc gọi với các khách hàng quan trọng.
- Thông báo trực tiếp: Treo biển hoặc banner tại địa điểm cũ để hướng dẫn khách hàng.
- Mạng xã hội: Chia sẻ thông báo qua các nền tảng như Facebook, Instagram, Zalo,…
Sử dụng đồng thời nhiều kênh truyền thông sẽ đảm bảo thông tin được lan tỏa nhanh chóng và tiếp cận đầy đủ các đối tượng cần thiết.
Mẫu thông báo chuyển văn phòng làm việc cho nhân viên và khách hàng
Tải mẫu: Mẫu Thông Báo Chuyển Văn Phòng
Xem thêm: Cách chọn ngày đẹp chuyển văn phòng
